6 tips: Bespaar tijd met uw webagenda

Een grote tijdslurper in de praktijk is het maken van afspraken aan de telefoon. Om de druk te verminderen, zetten steeds meer praktijken succesvol hun webagenda in. Zo zagen we het aantal online afspraken verdubbelen in de eerste helft van 2022 ten opzichte van een jaar geleden.

Onderzoek laat zien dat de inzet van de webagenda, in combinatie met andere online diensten, de praktijk dagelijks een tijdbesparing van 1 uur op kan leveren. Wilt u ook meer tijd in de praktijk? Start met het openzetten van uw webagenda en volg onderstaande tips!

Tips voor inzet van agenda

Elke online afspraak scheelt uw assistenten gemiddeld 3 minuten aan de telefoon. Afhankelijk van het online gebruik in uw praktijk, kan dat dagelijks behoorlijk tijd besparen.

  1. Zet de agenda zo breed mogelijk open. Hoe meer mogelijkheden er zijn voor patiënten, hoe sneller ze online een afspraak plannen en hoe sneller de telefoondruk daalt.
  2. Stimuleer actief het gebruik van de webagenda bij patiënten via uw website, telefoonbandje of verwijs er telefonisch naar. Bijvoorbeeld: “Ik heb een plekje vrij, die alleen via de webagenda te boeken is”. Zo wennen patiënten er snel aan.
  3. Richt de webagenda in aan de hand van uw wensen en praktijkvoering (welke medewerkers, consultduren, tijdblokken, afspraaktypen).
  4. Wees niet bang dat patiënten onnodige of verkeerde afspraken maken, dit gebeurt in de praktijk nauwelijks. Loop eventueel in het begin dagelijks hier de afspraken op na (bijv. oor uitspuiten bij de huisarts). Dat kan snel en kost veel minder tijd dan een volledig nieuwe afspraak telefonisch te maken.
  5. Koppel eventueel een digitale triage- of consultvoorbereidingsoplossing aan uw agendamodule. Hiermee kunnen patiënten hun consulten beter voorbereiden en nagaan of hun afspraak wel echt nodig is. Op dit moment zijn daarvoor beschikbaar MINDD en SmartConsult van DigiDok.
  6. Monitor regelmatig met het hele team het gebruik van de webagenda met de statistieken in uw beheeromgeving. Zet doelen voor uw praktijk en stuur daarop, door de agenda steeds verder open te zetten en gebruik te stimuleren.

Ook de webagenda openzetten? 

Het beheer van de webagenda heeft u volledig in de hand. U bepaalt welke blokken u in uw agenda vrij maakt en welke afspraaktypen gepland mogen worden. De afspraak verschijnt in het HIS en de patiënt ontvangt automatisch een duidelijke afspraakbevestiging. De webagenda-module werkt met elk HIS. Bekijk de instructie over de afspraaktypen.

Heeft u meer hulp nodig bij het openzetten van uw agenda?

Neem contact met ons op. We helpen u graag verder.

Meer informatie over webagenda in de praktijk