Tips en tricks ‘Efficiënt werken met Uw Zorg online’

Afgelopen maand volgden ruim 400 praktijken de training ‘Efficiënt werken met Uw Zorg online’. De training behandelde algemene en HIS-specifieke tips en tricks voor efficiënte inzet van online zorg. Daarnaast deelden koplopers hun ervaringen en tips over de inzet van Uw Zorg online in hun praktijk.

Lukte het niet de training te volgen, of wilt u alles nog eens rustig nalezen? Wij hebben de belangrijkste tips op een rij gezet. In uw beheeromgeving vindt u de trainingen per HIS, presentaties en antwoorden op de gestelde vragen.

Algemene tips  

  1. Benoem een ‘online’ ambassadeur/vraagbaak (voor collega’s en patiënten)​
  2. Richt uw processen goed in, maak ‘online’ onderdeel van de dagelijkse werkzaamheden​
  3. Richt uw communicatiekanalen goed in ​ (online en offline) ​
  4. Stimuleer continu het gebruik bij patiënten (spreekkamer, balie, telefoonlijn)​
  5. Evalueer het online gebruik regelmatig met uw team (bijvoorbeeld met de statistiekmodule) ​

Zelfscan

Wilt u weten hoe uw praktijk online scoort? Ga naar de statistiekmodule op beheer.pharmeon.nl. Bekijk uw online gebruik en vergelijk dit met het landelijk gemiddelde en de best practice. Stel doelen met behulp van de monitor en evalueer regelmatig met het hele team de voortgang.

Benchmarks per normpraktijk, mei 2021

Parameter Landelijk gemiddeld Best practice
Online accounts 444 1400
Herhaalrecepten/maand 45 144
eConsults /maand 28 149
Webafspraken/maand 19 172
Dossierinzage/maand 143 284

Tips per functionaliteit

Klik op de functionaliteit voor meer informatie.

  1. Patiënten kunnen zelf een Uw Zorg online account aanvragen via het portaal of app. Na het matchen van de gegevens in uw HIS en ID-verificatie brengt u de koppeling tot stand. Belangrijk: zorg voor een heldere ID-verificatie procedure (in de praktijk of telefonisch) en communiceer deze duidelijk via portaal en app naar patiënten. Zorg ervoor dat accountaanvragen tijdig afgehandeld worden, zodat patiënten niet onnodig lang wachten en daardoor afhaken.
  2. U kunt patiënten ook zelf uitnodigen om een account aan te maken. Dan stuurt u een verificatielink per e-mail en een verificatiecode per sms. Deze ‘actieve patiëntregistratie’ kunt u alleen inzetten als u de patiënt al geïdentificeerd heeft en u beschikt over het e-mailadres en mobiele nummer (tijdens spreekuur of aan de balie). Beschikbaar in Promedico-ASP, MicroHIS en OmniHisScipio.
  3. Later dit jaar kunnen patiënten ook via DigiD een account aanmaken. Hiermee vervalt de ID-verificatie door de praktijk.
  4. Stimuleer constant en proactief het gebruik van online zorg in uw praktijk. Controleer bij elk contact met patiënten (spreekkamer, telefoon, balie) of zij al een account hebben (bijvoorbeeld herkenbaar aan kleur/vorm van het patiënt-icoon in uw HIS). Als dit niet het geval is, benoemt u de voordelen van online zorg en nodigt u de patiënt uit een account aan te maken.
  5. Maak afspraken over het onderhoud van online accounts zoals het verwijderen van dubbele accounts, uitgeschreven patiënten en het verwerken mutaties die patiënten doorgeven (mobiele nummers, mailadressen). Maak eventueel gebruik van de Excel-extractie om gerichte acties uit te voeren op uw online patiëntenbestand (opsporen dubbele-, of niet-gekoppelde patiënten, mailingen).
  1. Veel praktijken hebben de webagenda dichtstaan door corona. U kunt de webagenda openzetten en ervoor kiezen om alleen bel- of beeldbelafspraken aan te bieden. Als u ook de fysieke afspraken open wilt zetten, kunt u uw patiënten duidelijk op de coronavragenlijst wijzen. Op deze manier kunt u de webagenda op een veilige manier inzetten en de online bereikbaarheid van uw praktijk vergroten. Bekijk hier hoe u uw afspraaktypen kunt activeren.
  2. Wilt u met verschillende afspraaktypen werken? U activeert dit in beheer.pharmeon.nl. In uw HIS kunt u een blok openzetten voor webafspraken. Patiënten kunnen binnen dat blok de afspraaktypen selecteren die u heeft geactiveerd.
  3. Afhankelijk van uw HIS kunt u ook blokken in uw HIS-agenda aanmaken die alleen bestemd zijn voor een specifieke afspraaktype (bijv. in Promedico-ASP). In uw HIS stelt u dan bijvoorbeeld in dat op dinsdagochtend alleen beeldbelafspraken gemaakt kunnen worden en op dinsdagmiddag alleen afspraken in de praktijk. In andere HIS’en zijn mogelijkheden voor dergelijk maatwerk in de (web) agenda vooralsnog beperkter. Patiënten kunnen dan binnen een voor webafspraken opengesteld tijdblok alle geselecteerde afspraaktypen kiezen. Hierdoor kan het voorkomen dat u binnen dit tijdblok fysieke, telefonische of beeldbelafspraken door elkaar krijgt. Bekijk de instructie voor de meest recente agenda mogelijkheden in uw HIS en stem deze af op de door u gewenste werkwijze in de praktijk.
  4. Wilt u beeldbellen aanbieden? Maak dan bij voorkeur gebruik van WeSeeDo. Dit is geïntegreerd in de webagenda en voorkomt dat u handmatig videolinks moet opsturen naar uw patiënten.
  5. Stimuleer het gebruik van de webagenda door deze voldoende breed open te zetten. Speel daarbij in op de vraag in uw praktijk of regio. Communiceer de mogelijkheid om via de webagenda een afspraak te maken duidelijk via uw website, telefoonbandje en aan de balie/telefoon. Moedig patiënten aan om de webagenda te gebruiken door bijvoorbeeld online sneller afspraakmogelijkheden te bieden dan via telefonisch een afspraak maken.
  6. Koppel een triagemodule als ‘Moet ik naar de dokter?’ aan uw webagenda om onnodige afspraken te voorkomen.
  7. Maak afspraken over wie de webafspraken naloopt (op mogelijk onterechte afspraken).
  1. Vergeet niet het ontvangen van bijlagen te activeren in de beheeromgeving; in de meeste HIS’en zijn bijlagen direct in te lezen in het HIS samen met het consult (Promedico-ASP, MicroHIS, CGM Webhis Zorgdossier) .
    Workaround-tip in HIS’sen die nog geen bijlagen hebben geïntegreerd: laat assistenten elke ochtend bijlagen toevoegen in het HIS.
  2. Maak afspraken wie eConsults beantwoord of naloopt voor eenvoudige vragen (bijv. medicatie) die door assistenten afgehandeld kunnen worden.
  3. Zorg voor tijdige beantwoording van een eConsult en vermeldt de responstijd duidelijk op het portaal en de app.
  4. Maak actief gebruik van de mogelijkheid om zelf berichten naar de patiënt te sturen, bijvoorbeeld om een labuitslag toe te lichten of te informeren na een ziekenhuisopname. Bij de meeste HIS’en kunt u een dergelijk bericht direct vanuit uw HIS naar patiënten die gekoppeld zijn sturen (Promedico-ASP, CGM HUISARTS, MicroHIS). U kunt altijd via beheer.pharmeon.nl  berichten met bijlage versturen naar uw patiënten. Let hierbij op met privacygevoelige informatie als een patiënt nog niet geverifieerd is.
  5. Let op: als patiënten u een bericht sturen waar geen antwoord meer op nodig is, stuur dan toch een algemeen antwoord. Dit voorkomt dat er een leeg bericht teruggestuurd wordt naar uw patiënt en tot verwarring leidt.
  1. Loop bij elk nieuw online account de medicatiestatus na, om te zorgen dat medicatie die herhaald moet worden ook herhaalbaar is, dit voorkomt onnodige telefoontjes naar de praktijk.
  2. In de meeste HIS’en zijn default medicijnen uit bepaalde ATC-categorieën geblokkeerd voor online herhaling (o.a. benzo’s, antibiotica).
  3. Ken de juiste status in uw HIS toe aan medicatie die herhaald moet kunnen worden (controleer uw HIS handleiding voor de mogelijkheden (o.a. chronisch, actief, altijd bewaken).
  4. Adviseer patiënten (via tekst in beheeromgeving) een bericht naar de praktijk te sturen als zij bepaalde medicatie niet kunnen vinden in hun medicatieoverzicht.
  5. Maak afspraken wie binnen het team de herhaalrecept aanvragen afhandelt. En vermeld duidelijk in het portaal -in overleg met de apotheken waar u mee werkt- wanneer patienten hun recept op kunnen halen of laten bezorgen. Bijv.: ‘herhaalreceptaanvragen voor 11:00 uur liggen de volgende werkdag voor u klaar in de apotheek’.
  1. Loop bij elk nieuw online account altijd de status van het dossier na, om -indien van toepassing- gegevens te verduidelijken (E&P regels na 1 juli 2020) of in uitzonderlijke gevallen af te schermen.
  2. Gebruik altijd begrijpelijke taal in de E en P regels; check bijvoorbeeld deze tabel en woordenlijst van Pharos.
  3. Default zijn alle medische gegevens die zijn afgesproken binnen het OPEN-programma online in te zien voor elke patiënt met een online account (met uitzondering van minderjarigen < 16 jaar). Alleen in CGM HUISARTS dient u eerst het dossier te 'activeren' voor online inzage mogelijk is. Ook is het altijd mogelijk gegevens voor online inzage af te schermen op diverse niveaus (dossier, episode, deelcontact). Dit wordt bij hoge uitzondering toegepast in overleg met de betrokkene (bijv. bij inzage door vertegenwoordigers van kind, vertrouwelijke informatie van derden of bij een kwetsbare patiënt bij wie inzage gevaar voor gezondheid oplevert, zie ook https://pharmeon.nl/online-dossierinzage-schiet-niet-in-een-juridische-reflex-maar-houd-de-regie/#toggle-id-2 en check de handleiding van uw HIS.
  4. Default zijn dossiers voor kinderen onder 16 jaar online niet in te zien. Dat is zo in uw HIS ingesteld conform de eisen van OPEN. Zodra de landelijke ToegangVerleningService (TVS) oplossing beschikbaar is, zal dit wel weer mogelijk worden (zie https://www.gegevensuitwisselingindezorg.nl/digitale-toegang/toegangverleningservice-tvs ). Wel kunnen ouders een online account aanmaken voor hun kind met een apart e-mailadres, voor het maken van afspraken, stellen van vragen en aanvragen van herhaalrecepten.
  5. Betrek patiënten actief bij hun behandeling en gezondheid, door ze te wijzen op de bezoekverslagen en behandelplannen in hun online dossier en deze nog eens rustig na te lezen, en adviseer ze een bericht via ‘eConsult’ te sturen als er vragen zijn.
  6. Voor het verwerken en communiceren van labuitslagen bestaan (per HIS) verschillende (technische) mogelijkheden. Zo is er in de meeste HIS’en een default mogelijkheid om bij het “verwerken” van uitslagen in uw HIS (koppelen aan episode) automatisch een notificatie te sturen, dat er nieuwe labuitslagen klaar staan. Ook kunt u ervoor kiezen (in Promedico-ASP) het systeem zo in te stellen dat u default altijd een begeleidend bericht schrijft voor u een labuitslag verwerkt/publiceert. In sommige HIS’en is op dit moment de notificaties van labberichten default uitgezet, tot de mogelijkheid beschikbaar is om gestructureerd uitslagen van commentaar te voorzien. Ook kunt u de eConsult module benutten om patiënten een bericht te sturen over (een serie van) labuitslagen. Tenslotte is het mogelijk om per (deel)uitslag een opmerking te plaatsen. Check de handleiding per HIS voor de mogelijkheden. Maak met uw patiënten duidelijke afspraken over de communicatie rondom labuitslagen (bijv. “bij een afwijkende uitslag stuur ik u een bericht”).
  7. Hoe weet u of een patiënt een labuitslag of dossier heeft ingekeken? Conform de wettelijke vereisten, beschikt uw HIS over een zogenaamde ‘technisch log’. Deze houdt alle bevragingen van het dossier via PGO en portaal bij, is vooral bedoeld om evtueel misbruik met terugwerkende kracht vast te kunnen stellen, maar is niet geschikt om snel op patiëntniveau na te gaan welke inzage plaats heeft gevonden. Wel kunt u in de beheeromgeving bij ‘gebruikers’ eenvoudig checken wanneer een patiënt voor het laatst heeft ingelogd op het portaal (niet op welk onderdeel van het portaal). Ook krijgt u standaard een herinnering die u erop wijst als een patiënt een bericht van u (bijv. over labuitslagen) niet heeft nagelezen. Tenslotte kunt u via de statistieken in uw beheeromgeving geanonimiseerd van dag tot dag zien hoeveel en hoe vaak patiënten inloggen op hun dossier (en andere services).

Efficiënt werken met Uw Zorg online – Terugkijken

In uw beheeromgeving vindt u de video, FAQ en presentatie van de training Efficiënt werken met Uw Zorg online van uw HIS